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    KenC,本名朱育賢。1985年生,台大日文研究所,現為專業中英日口譯及語言學習顧問,不定期往返台灣及日本。無語言背景,自學日語第二年即通過一級檢定。兼具語言學術背景及豐富實務經驗,為倡導正確、高效率且符合現代需求的語言學習方法而成立此網站。
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[仕事の電話のやりとり方] ─ 撥打電話篇

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あなたの毎日に役に立つ・ビジネス日本語!

讓您每一天工作稱心如意!  音速日語商務日語講座。

主題1:仕事の電話のやりとり方 ─ 撥打電話篇

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在工作上總是無法順利和日本人溝通嗎?

接到日語電話或信件時,總是不自覺冒一身冷汗嗎?

我們挑選了數項常見的商業情境,

匯整可以直接運用於實戰工作的商務日文,進行詳細解說!

今天學了,明天就可以直接用在辦公室中!!!

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講義本文:

あなたの毎日に役に立つビジネス日本語

テーマ1:仕事の電話のやりとり方

(如何接聽工作上的電話)

(受ける側)(かける側)(敬語の説明)

(接聽電話)       (撥打電話)        (敬語說明)

情境會話

(電話(でんわ)が二回鳴(にかいな)ってから)

(電話鈴響二聲後)

社員(しゃいん):はい、大和出版社(やまとしゅっぱんしゃ)、営業部(えいぎょうぶ)でございます。

(您好,這裡是大和出版社營業部。)

ケン:ソニックランニングのケンという者(もの)ですが。・・・・・・・・・・・・

(您好,我是音速語言學習的Ken。)

社員(しゃいん):いつもお世話(せわ)になっております。

(平時承蒙您照顧了。)

ケン:こちらこそ、いつもお世話(せわ)になっております。・・・・・・・・・・・・

(我們平時也承蒙您照顧了。)

あのー、藤木部長(ふじきぶちょう)はいらっしゃいますか。・・・・・・・・・・・・・・・

(那個,請問藤木部長在嗎?)

社員(しゃいん):少々(しょうしょう)お待ちください、確認(かくにん)してまいります。

(請您稍等,我前去確認一下。)

藤木(ふじき)はただいま、席(せき)を外(はず)しておりますので、

戻(もど)ってまいりましたら、折(お)り返(かえ)しお電話(でんわ)させますが…。

(藤木他目前不在座位上,等他回家之後,會請他再回電給您。)

ケン:そうですか。じゃ、私(わたくし)は今(いま)、出先(でさき)なものですから、・・・・・

携帯(けいたい)の方(ほう)へお電話(でんわ)いただけますでしょうか。・・・・・・・・・・・・・

(這樣啊,我目前人在外面,可以請您稍後撥電話到我的手機嗎?)

社員(しゃいん):承知(しょうち)いたしました。

藤木(ふじき)はケン(けん)様(さま)のお電話番号(でんわばんごう)、存(ぞん)じておりますでしょうか。

(了解。請問藤木他知道Ken先生您的電話號碼嗎?)

ケン:ええ、ご存知(ぞんじ)だと思(おも)います。・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

でも、念(ねん)のために、申(もう)し上(あ)げます。0952-388-561です。

(是的,我想應該知道。不過為了預防萬一,我告訴您一下我的電

話,0952-388-561。)

社員(しゃいん):繰(ぐ)り返(かえ)します。0952-388-561ですね。

(我重覆一次,0952-388-561吧。)

ケン:ええ、間違(まちが)いありません。

(是的,沒有錯。)

社員(しゃいん):戻(もど)り次第(しだい)、折(お)り返(かえ)しお電話(でんわ)させますので・・・。

(待他回來後,會請他再回電給您。)

ケン:じゃ、お願(ねが)いします。

(那麼,拜託您了。)

社員(しゃいん):かしこまりました。

(了解。)

ケン:では、失礼いたします。・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

(那麼,就此告辭。)

社員:失礼いたします。

(好。)

解説

對方接聽電話後,我們要做的第一件事就是報上自己的名字、或是公司部門名稱。在對方詢問自己之前,必須先簡單地自我介紹,這是一種禮貌。有些人在對方接聽電話時,劈頭就會先問「あの、XXXはいらっしゃいますか。(請問某某某在嗎?)」,其實電話中的第一句話,永遠必須是自我介紹,即時以手機通話時也一樣。

在對方說「平日承蒙您照顧了」之後,禮貌起見,我們也必須簡單地回禮,

常見的說法有:

例:「こちらこそ、お世話になっております。」

「こちらこそ、お世話様です。」

「こちらこそ、いつもお世話になっております。」

對方名稱後方,必須加上敬稱。如果知道對方的職稱,就以職稱當作敬稱,如果不知道或不確定對方職稱時,可以使用「様(さま)」或「さん」,如果是正式的通話,建議使用「様(さま)」,較為禮貌。

例:

藤木部長はいらっしゃいますか。

藤木様はいらっしゃいますか。

営業部の藤木様はいらっしゃいますか。

藤木さんはいらっしゃいますか。(用於較熟識的人)

在商業電話中,無論男性或女性,基本上都以「私(わたくし)」作為第一人稱。「私(わたし)」「俺」「僕」這些可以用在私人電話交談時,但是在工作溝通的時間,原則上還是使用「私(わたくし)」較為莊重。

現代社會人手一部手機,特別是公務繁忙的商務人士,很少會有人一整天都待在辦公桌前。因此,若是你稍後會外出、不在座位上、或是暫時離開,都必須先向對方說清楚,以免電話打來卻找不到人,特別是請人回電的情況,如果對方回電後還是找不到你,那麼將會十分失禮。

為了保險起見,一般都會請對方直接打到手機上。

例:

私は出先なものですので、

私はしばらく席を外しますので、

私は今外出中なので、

携帯のほうへお電話いただけますでしょうか。

遇到數字、日期、姓名、金額這些重要情報時,如果發生錯誤將會產生十分嚴重的後果,因此即使對方已經知道,還是必須再重覆確認一次,以求謹慎。

台灣人或許會覺得這種方式很麻煩,但是這麼做的話,不但能夠提升工作效率,還會給人「原來他辦事這麼仔細啊」的感覺,不但能加強自己的專業形象,對方也會有受到尊重的感覺。

例:

念のために申し上げます。

念のために、もう一度確認させていただきます。

念のために、お知らせいただけますでしょうか。

在商業電話時,一般習慣由發話者結束談話,如果你是打電話的一方,那麼最後也應該由你來掛斷電話。接聽電話的一方,為了表示對於通話對方的尊重,除非有特殊原因或急事,不然很少主動掛斷電話。

在事情交代完畢,準備結束通話時,一般會使用以下說法:

では、失礼いたします。

然後過三秒鐘後,輕輕掛上電話,如果是手機的話,則是經過三秒鐘後,再按下結束通話按鍵。重點是不要讓對方聽到通話結束的「嘟嘟…」、或是掛電話的「咔鏘!」聲音。

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